Instrução Normativa regulamenta o processo administrativo e seu procedimento no âmbito do IF Sudeste MG

O IF Sudeste MG comunica que, através da Resolução CONAD Nº 02, foi aprovada, em 29 de janeiro de 2025, a Instrução Normativa Conjunta COARQ/PROAD/IFSEMG Nº 1/2025, que regulamenta o processo administrativo e seu procedimento no âmbito do Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia do Sudeste de Minas Gerais.

Processo

O trabalho de elaboração da IN se deu entre 2022 e 2024 e envolveu a Reitoria e todos os campi. Nesses três anos, formaram-se grupos de trabalho para realizar o mapeamento dos processos administrativos.

Trabalho

Juliana A. R. Lisboa, coordenadora do Arquivo Central do IF Sudeste MG, é também a responsável pela coordenação do processo de mapeamento. O trabalho envolveu 235 servidores, que atuaram por meio dos grupos de trabalho que se reuniam semanalmente, totalizando 394 horas de trabalho por webconferência e 260 horas de encontros presenciais.

Objetivo

O mapeamento pretendia sistematizar e padronizar em todas as unidades os processos administrativos com mesma função e atividade,  definindo dados e metadados essenciais, a tipologia documental, o assunto de classificação, a  forma de produção, a natureza, o modelo e o trâmite/fluxo processual, para o aprimoramento do processo eletrônico e da gestão documental no âmbito do IF Sudeste MG.

Áreas mapeadas

Entre 2018 e 2020, numa proposta piloto, a área de Orçamento e Finanças e, posteriormente, as áreas de Extensão e Pesquisa da Reitoria, foram mapeadas. Nos anos seguintes, o projeto foi proposto e a aprovado pelo CONAD (Conselho de Administração, Desenvolvimento Institucional e Gestão de Pessoas) para atuação em todas as unidades, nas seguintes áreas: Assistência Estudantil, Auditoria, Compras e Licitações, Comunicação Social, Contratos, Corregedoria, Engenharia, Ensino, Estágio, Extensão,  Finanças,  Gabinete, Gestão de Pessoas, Orçamento, Ouvidoria,  Patrimônio, Pesquisa – Iniciação Científica, Pesquisa -  Inovação e área de  Processo Seletivo.

Resultados

77 (setenta e sete) procedimentos padronizados para os processos administrativos. Desses, 59 foram incluídos na Instrução Normativa. Os 18 procedimentos não incluídos ou foram migrados para o sistema GOV.br, como é o caso da gestão de pessoas, ou não foram finalizados a tempo, como é o caso de “estágio e fiscalizações”. 

786 documentos e 650 processos foram identificados ou ajustados.

O processo de mapeamento gerou a Instrução normativa COARQ/PROAD 1/2025, que regulamenta o processo administrativo e seu procedimento, denominado Procedimento Padrão para Documento Arquivístico (PPDA).

Os processos administrativos padronizados alinharam-se estrategicamente à Cadeia de Valor do PDI (2021-2025), identificando os macroprocessos e os processos para cada atividade que os grupos de trabalhos identificaram.  

Benefícios do mapeamento

“A regularização e padronização dos procedimentos dos processos administrativos favorece a transparência e o acesso às informações institucionais, além de melhorar a implementação da gestão de documentos e o cumprimento das legislações e programas governamentais”, avalia a coordenadora Juliana Lisboa.

O mapeamento possibilitou:

- a padronização dos processos administrativos em decorrência das funções e atividades desempenhadas em nossas unidades;

- a identificação das espécies e dos tipos documentais e a classificação dos documentos para melhor aplicação da gestão de documentos;

- a melhoria da base de dados e uso do sistema SIPAC/Protocolo;

- a conformidade com programas da transformação digital e redução do uso de papel;

- o aumento do acesso à informação e transparência das ações do IF Sudeste MG.

Avaliando o trabalho

Juliana Lisboa, coordenadora do projeto, explica que “a regularização e padronização dos procedimentos dos processos administrativos favorece a transparência e o acesso às informações institucionais, além de melhorar a implementação da gestão de documentos e o cumprimento das legislações e programas governamentais”. 

Segundo Lisboa, todo esse trabalho de mapeamento dos processos administrativos só foi possível porque os servidores dos grupos de trabalho participaram ativamente dos encontros.

A coordenadora destaca as contribuições dos servidores da área de arquivo, da Pró-Reitoria de Administração, da Diretoria de Administração e das unidades de Barbacena, Manhuaçu, Rio Pomba e São João del-Rei, que permitiram os encontros presenciais para ajustes dos procedimentos mapeados. Muito já foi feito, mas o trabalho ainda não acabou: “Temos muitas atividades para mapear, contudo, acredito que esta primeira versão da nossa Instrução Normativa foi um importante passo para a melhoria da qualidade do trabalho das áreas envolvidas e a promoção da transparência e o acesso rápido e confiável às informações no âmbito do IF Sudeste MG”, avalia Juliana.