Workshop reúne profissionais e gestores para fortalecer e integrar a Comunicação no IF Sudeste MG

Profissionais que atuam nas áreas de Comunicação e dirigentes da Reitoria e dos campi do IF Sudeste MG se reuniram, nesta segunda-feira (28), das 9h às 17h, no auditório da Reitoria, para o Workshop Comunicação e Eventos no IF Sudeste MG: Integração e Fortalecimento de nossa marca. O encontro contou com 29 inscritos e promoveu um momento imersivo de aprendizado sobre os novos procedimentos implantados na Coordenação Geral de Comunicação Social e Marketing (Cogecom), além de capacitação para dirigentes e demandantes de divulgação nos canais oficiais da Instituição. 

Organizado pela coordenadora de Comunicação Social e Marketing, Juliana Rodrigues de Almeida, o workshop teve como um de seus principais objetivos fortalecer a integração entre os profissionais que desenvolvem atividades de Comunicação nos diversos campi da instituição e avançar na organização e padronização dos processos da área.

O reitor do IF Sudeste MG, professor Valdir José da Silva, participou da abertura e destacou que o caráter multicampi dos Institutos Federais traz desafios específicos para a Comunicação. “A gente sempre se questiona o que temos que fazer como Reitoria e o que temos que descentralizar”, refletiu. 

O reitor também chamou a atenção para o fato de que a maioria dos campi não dispõe de profissional de Comunicação atuando diretamente na unidade e ressaltou a importância estratégica da área: “A instituição que não der valor à Comunicação perde oportunidades”. Para ele, o fortalecimento da atuação integrada também está relacionado ao próprio espírito de trabalho em rede que caracteriza os Institutos Federais.

Planejamento e integração

Durante sua apresentação, Juliana compartilhou ainda os resultados de um levantamento realizado sobre os setores de Comunicação das 41 instituições que compõem a Rede Federal. A pesquisa mostrou diferenças significativas nas estruturas existentes, com instituições que contam com equipes reduzidas e outras que possuem setores mais estruturados.

A coordenadora ressaltou a importância de conhecer experiências e boas práticas desenvolvidas em outros Institutos Federais e defendeu o avanço da Comunicação institucional de uma atuação predominantemente reativa para níveis tático e proativo/estratégico. 

A jornalista Fernanda Coelho abordou o uso do e-mail institucional, chamando a atenção para o uso responsável e para a necessidade de que contas e endereços institucionais sejam utilizados e cadastrados exclusivamente em atividades relacionadas à atuação profissional.

Na relação entre Reitoria e campi, foi destacada a necessidade de conciliar a atuação das unidades com a preservação de uma identidade institucional única do IF Sudeste MG. De acordo com o diretor-geral do campus Rio Pomba, professor André Narvaes, o encontro proporcionou o aprofundamento em conceitos, normativas e ferramentas para melhoria das nossas ações de comunicação. “Foi uma excelente oportunidade de partilhar nossos desafios, de conhecer boas iniciativas e de tratar de temas fundamentais para ampliar o impacto da comunicação institucional.”

Para Bianca Alvin, jornalista do campus Barbacena, o workshop promoveu um importante espaço de troca de experiências e interação entre os campi do IF Sudeste MG e a Reitoria, favorecendo o diálogo, a integração e a construção coletiva de estratégias de comunicação. “As discussões realizadas também estimularam reflexões sobre a importância de fortalecer e consolidar a marca institucional, contribuindo para uma comunicação mais integrada, coerente e alinhada à identidade do IF Sudeste MG”, compartilha.

Uso seguro da IA

Outro tema do workshop foi o uso seguro da inteligência artificial (IA) generativa. Ana Paula de Oliveira, diretora de Tecnologia da Informação e Comunicação, apresentou orientações relacionando o uso dessas ferramentas aos princípios da Administração Pública e destacou quatro zonas críticas de vulnerabilidade da IA: alucinações, implicações legais, vazamento de dados e vieses e preconceitos.

A diretora reforçou a necessidade de conferir informações produzidas por ferramentas de IA antes de utilizá-las. Em sua perspectiva, é proibido o fornecimento de dados sensíveis, a utilização da inteligência artificial para tomadas de decisões importantes e o emprego de contas institucionais em plataformas de IA não homologadas.

O tema também esteve relacionado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que exige ainda mais cuidados. Conforme explicou a encarregada pelo Tratamento dos Dados Pessoais, Regiane Giotti, é preciso pensar no grau de exposição da informação antes de fornecê-la a uma ferramenta, sendo o limite a exposição pública: se não pode estar em um outdoor em uma avenida não deveria ser inserido em plataformas de IA. Quanto à necessidade de supervisão humana, ela sintetizou: “A IA é seu melhor estagiário, mas não pode ser seu editor-chefe”.

Relacionamento com a imprensa e eventos

No período da tarde, Juliana conduziu um media training e media response, abordando aspectos do relacionamento institucional com a imprensa e a importância de uma comunicação e postura adequadas na interação com jornalistas e veículos de comunicação.

A programação também incluiu uma parte sobre evento, cerimonial e protocolo. Atualmente, as responsabilidades relacionadas à realização de eventos variam entre as unidades: em alguns campi, estão vinculadas à Comunicação; em outros, são desenvolvidas por outros setores, como a Extensão.

Os participantes discutiram procedimentos e protocolos relacionados aos eventos institucionais e compartilharam experiências das diferentes unidades, sobretudo relacionadas às colações de grau, eventos de grande relevância para a instituição.

Nova página e procedimentos

Durante o evento, a coordenadora de Comunicação Social e Marketing mostrou a atualização da página da Comunicação Social e Marketing, que contempla agora novas seções, tais como: solicitações para Cogecom, planejamento de pautas, galerias de fotos e vídeos, área da imprensa e sala dos comunicadores. 

Entre as novidades, destaca-se a nova organização dos fluxos de trabalho, com a adoção de formulários para encaminhamento das demandas à Coordenação. A expectativa é tornar as solicitações mais claras e completas desde o início, facilitando o planejamento e a execução dos serviços de cobertura jornalística, design gráfico e transmissão on-line. Para o envio das demandas, os solicitantes deverão observar os prazos e as orientações estabelecidos no Manual de Etapas e Prazos.

“A iniciativa busca contribuir para uma mudança de cultura institucional, com processos mais planejados, que também possibilitem mensurar o trabalho realizado e construir métricas para a área”, afirma Juliana Rodrigues.

Acesse a página da Comunicação social e Marketing: https://www.ifsudestemg.edu.br/comunicacao-social

Texto: Carolina Pires